Was eine unbesetzte Geschäftsführung tatsächlich kostet

Die teuerste Führungslücke steht selten in der GuV

Eine Geschäftsführungsposition ist vakant. Vielleicht ist der bisherige Geschäftsführer überraschend ausgeschieden. Vielleicht wurde die Zusammenarbeit beendet. Vielleicht befindet sich das Unternehmen mitten in einer Nachfolge oder Transformation.

Zunächst scheint die Situation beherrschbar. Der CFO übernimmt zusätzliche Aufgaben. Der Vertriebsleiter kümmert sich um operative Themen. Die Gesellschafter halten sich stärker im Tagesgeschäft auf. Die Suche nach einem Nachfolger läuft.

Dann vergeht ein Monat. Noch einer.

Und plötzlich stellt sich die entscheidende Frage: Was kostet uns diese Vakanz eigentlich – jeden einzelnen Tag?

Die Antwort ist komplexer, als es zunächst scheint. Es gibt keine rein betriebswirtschaftliche Betrachtung, denn die Kosten einer unbesetzten Geschäftsführung bestehen nicht nur aus einem wegfallenden Gehalt oder dem Honorar eines Interim Managers.

Die eigentlichen Kosten entstehen oft dort, wo sie nicht unmittelbar in der GuV sichtbar werden:

• Entscheidungen werden verschoben oder ausgesetzt.
• Projekte verlieren Geschwindigkeit oder werden ausgesetzt.
• Führungskräfte übernehmen zusätzliche Verantwortung und verlieren den Fokus auf ihre eigentliche Arbeit.
• Mitarbeitende verlieren Orientierung, da die Führungskräfte überbelastet werden.
• Kunden warten auf Entscheidungen und verlieren Ansprechpartner.
• Chancen werden nicht genutzt.

Die wirtschaftliche Wirkung einer Führungsvakanz – egal ob im Top- oder Middle-Management – ist deshalb häufig deutlich größer als ihre unmittelbar sichtbaren Kosten.

3.000 € pro Tag – teuer oder günstig?

Es kursieren viele Social-Media-Postings, in denen suggeriert wird, dass 3.000 € pro Tag als Vakanz-Kosten beziffert werden. Ob dies eine reale Zahl oder eine aufmerksamkeitssteigernde Posting-Strategie ist, sei zunächst einmal dahingestellt.

Betrachtet man den Fall einer Vakanz genauer, kann man anhand einer Beispielrechnung folgende These aufstellen:

Ein Unternehmen überbrückt eine vakante Geschäftsführungsposition für sechs Monate mit einem Interim Executive. Die Kosten liegen bei 3.000 € pro Tag, was bei 100 Arbeitstagen einem Kostenfaktor von 300.000 € entspricht.

Auf den ersten Blick ist das viel Geld – gerade aus der betriebswirtschaftlichen Perspektive. Doch die entscheidende Frage lautet nicht: „Was kostet uns der Interim Manager?“ Sondern: „Was kostet es uns, wenn sechs Monate lang niemand diese Verantwortung wirklich übernimmt?“

Das ist ein fundamentaler Unterschied.

Die Kosten für einen Interim Manager sind direkt sichtbar, planbar und GuV-wirksam. Das Problem: Die Kosten einer unbesetzten Führungsposition sind dagegen häufig schwer messbar und haben langfristigere Auswirkungen:

• verzögerte Entscheidungen
• verschobene Investitionen
• ineffiziente Managementkapazität
• verlorene Kunden
• sinkende Produktivität
• steigende Fluktuation
• interne Konflikte

Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, ob ein Interim Manager teuer ist. Sondern: Was kostet das Unternehmen die fehlende Handlungsfähigkeit und daraus resultierende Fluktuation?

Genau aus diesem Grund und aus der eigenen Erfahrung als Interim Manager habe ich die verschiedenen Kostenfaktoren einer Führungsvakanz fünf großen Blöcken zugeordnet.

1. Direkte Kosten der Vakanz und der Nachbesetzung

Um die Vakanz zu füllen, bedarf es eines erhöhten Aufwands durch die HR-Abteilung. Das beinhaltet unter anderem:

• Executive Search – die Suche nach einem passenden Nachfolger. Hier ist es nicht unüblich, dass bereits Kostenaufwände bestehen, bevor die Suche beginnt. Viele Anbieter starten je nach Führungsebene mit einem Fixum von 6.000 € und höher, ohne Erfolgsgarantie. Zudem kommen noch prozentuale Anteile am ersten Jahresgehalt der neuen Führungskraft hinzu.
• Recruiting – trotz externer Suche entstehen interne Kosten für die Personalauswahl, die Gesprächsführung und die Erstellung des Arbeitsvertrags, da diese meist nicht einem einfachen Mustervertrag entsprechen.
• externe Beratung – sofern bestimmte Themengebiete nicht durch internes Know-how abgedeckt sind. Gerade bei Schlüsselpositionen und komplexeren Verantwortungsbereichen ist dies notwendig.
• Interim Management – eine Führung auf Zeit kann ebenfalls eingeplant werden und verursacht entsprechend direkte Kosten.
• zusätzliche Vergütung für übernommene Verantwortung – sofern Mitarbeitende und Führungskräfte neue und zusätzliche Aufgabengebiete übernehmen.
• Einarbeitung eines Nachfolgers – Kosten, die gerne übersehen werden. Ein neuer Mitarbeiter und gerade neue Führungskräfte müssen eingearbeitet werden. Sie sind nicht sofort zu 100 % im Thema und wirksam. Dieser Prozess dauert je nach Aufgabenbereich bis zu 9 Monaten.

Diese Kosten sind real und auch vergleichsweise einfach zu kalkulieren. Das Problem: Viele Unternehmen kalkulieren hier nicht sauber, sondern rechnen sich die Situation schön.

2. Kosten verzögerter Entscheidungen

Den Einfluss und die Produktivität von Führungskräften kann man nicht einfach anhand der gearbeiteten Arbeitsstunden kalkulieren. Sie sind in den meisten Fällen nicht vollumfänglich und direkt an Arbeitsprozessen beteiligt.

Führungskräfte treffen Entscheidungen über Investitionen, Personal, Kunden, Preise, Strukturen, Projekte und Prioritäten und kümmern sich um die Rahmenbedingungen in ihren Verantwortungsbereichen. Ist die Position unbesetzt, werden Entscheidungen häufig langsamer, werden vertagt, mehrfach diskutiert oder nach oben delegiert.

Die Folgen können erheblich sein: Ein Investitionsprojekt startet später. Ein wichtiger Kunde wartet auf eine Freigabe. Eine Schlüsselposition bleibt unbesetzt. Eine Restrukturierung verliert an Geschwindigkeit.

Die Kosten liegen dann nicht in einer einzelnen Rechnung, sondern in der entgangenen Wertschöpfung. Dabei sind die Kosten für die fehlende Entwicklung und Befähigung von unterstellten Führungskräften und Mitarbeitenden noch nicht berücksichtigt.

Die entscheidende Frage ist somit, wie viel Wertschöpfung durch verlorene Zeit nicht entsteht.

3. Kosten für die zweite Führungsebene

Fehlt beispielsweise die Geschäftsführung, wird das Vakuum häufig zunächst intern aufgefangen. Der CFO übernimmt zusätzliche Verantwortung. Der COO kümmert sich um Themen außerhalb seiner eigentlichen Rolle. Der Vertriebsleiter wird stärker ins operative Gesamtmanagement gezogen. Die Gesellschafter greifen wieder intensiver ein.

Ein typischer Ansatz, den viele Unternehmen fahren – der auch kurzfristig funktionieren kann. Langfristig entstehen jedoch ungewollte Opportunitätskosten.

Jede Stunde, die eine Führungskraft mit der Kompensation der Vakanz verbringt, fehlt bei den eigentlichen Aufgaben. Menschen können nicht gleichwertig mehrere Aufgaben erfüllen, ohne mittelfristig einen Tribut zu zollen. Je länger zusätzliche Aufgaben übernommen werden, desto gefährlicher wird die Situation für den „Lückenfüller“ persönlich und für die Organisation.

Die Gesunderhaltung von Führungskräften ist hierbei ein wichtiger Aspekt, der betriebswirtschaftlich schwer zu erfassen ist.

In meiner Funktion als Interim Manager habe ich leider schon häufiger den „Domino-Effekt“ einer Vakanz erleben müssen. Durch eine zu lange Vakanz sind mehrere Führungskräfte aus dem Unternehmen ausgeschieden – teils aus gesundheitlichen Gründen, teils aus Überlastung kombiniert mit zu wenig Wertschätzung für die Mehraufwände.

4. Die psychologischen Kosten

Die wirtschaftliche Betrachtung ist nur die halbe Wahrheit. Leider werden die psychologischen Kosten zu häufig ausgeblendet. Unternehmen sind soziale Systeme. Sie brauchen Orientierung, Klarheit und Verlässlichkeit, die durch Führungskräfte transportiert werden.

Eine unbesetzte Führungsposition erzeugt deshalb häufig Unsicherheit:

• Wer entscheidet?
• Wie geht es strategisch weiter?
• Was passiert mit meinem Bereich?
• Ist mein Arbeitsplatz sicher?
• Wer hat tatsächlich das Sagen?

Diese Fragen müssen nicht offen ausgesprochen werden, um Wirkung zu entfalten. Mitarbeitende stellen sich diese Fragen häufig zunächst selbst und nehmen ein Führungsvakuum unterschiedlich wahr. Dabei müssen Organisationen verstehen, dass Unsicherheit das Verhalten von Menschen stark verändert. Mitarbeitende werden vorsichtiger, treffen keine Entscheidungen mehr und gehen auch keine Risiken ein. Die Kommunikation im Team verändert sich, Gerüchte ersetzen zunehmend die offizielle Kommunikation und einzelne Personen versuchen sich als „wichtige Schlüsselrolle“ zu positionieren.

Diese Unruhe wirkt sich direkt auf Produktivität und Bindung aus. Denn Führung ist nicht nur eine organisatorische Funktion.

Führung schafft Orientierung – und Orientierung schafft Handlungsfähigkeit.

5. Der unterschätzte Kostenfaktor: Entscheidungsstau

Vielleicht ist „Entscheidungsstau“ deshalb der treffendste Begriff für die wirtschaftliche Gefahr einer Führungsvakanz.

Eine Entscheidung wird auf nächste Woche verschoben. Dann auf das nächste Managementmeeting. Dann auf die nächste Gesellschafterrunde. Aus einer einzelnen Verzögerung wird ein Muster.

Das Problem: Entscheidungen bauen häufig aufeinander auf. Eine nicht getroffene Entscheidung verhindert die nächste. So entsteht eine Kettenreaktion:

Keine Entscheidung → keine Umsetzung → kein Ergebnis → neue Unsicherheit → weitere Abstimmung → noch weniger Geschwindigkeit.

Genau hier liegt oft der größte wirtschaftliche Schaden einer längeren Vakanz. Gute Mitarbeitende möchten entweder selbst Entscheidungen herbeiführen oder schnelle Entscheidungen erhalten, damit sie ihre Aufgaben erledigen können. Das operative Geschäft leidet immens unter nicht getroffenen Entscheidungen, da immer mehr Aufgaben rein-, aber kaum Aufgaben erledigt werden. Es entsteht eine organisationale Überforderung.

Und das passiert mit den Menschen in der Organisation: Gute Führungskräfte und Schlüsselmitarbeiter akzeptieren Unsicherheit nicht dauerhaft. Sie beginnen, das Unternehmen, die Führungsebene und sich selbst in Frage zu stellen.

• Hat das Unternehmen einen klaren Plan?
• Wer entscheidet über meine Zukunft?
• Kann ich hier weiterhin etwas bewegen?

Nicht jede Führungsvakanz führt automatisch zu Fluktuation. Aber je länger die Phase der Unsicherheit andauert, desto höher die Wahrscheinlichkeit. Keine klare Orientierung kann Vertrauen und Bindung belasten. Und wenn ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, entstehen zusätzliche Kosten: Recruiting, Einarbeitung, Wissensverlust, Produktivitätsverlust, Belastung des bestehenden Teams.

Der Schaden entsteht dann nicht nur durch die Vakanz selbst. Sondern durch die Menschen, die während dieser Zeit ebenfalls verloren gehen.

Was kostet eine unbesetzte Geschäftsführung also wirklich?

Eine pauschale Zahl gibt es nicht. Die tatsächlichen Kosten hängen von mehreren Faktoren ab:

• Unternehmensgröße
• Umsatz und Margen
• Dauer der Vakanz
• Entscheidungsbefugnissen
• Stärke der zweiten Führungsebene
• kritischen Kundenbeziehungen
• laufenden Transformationen
• Investitionsvorhaben

Ein Unternehmen mit einer sehr starken zweiten Führungsebene kann eine Vakanz möglicherweise einige Monate gut kompensieren. Ein Unternehmen in einer Restrukturierung, Transformation oder Wachstumsphase kann dagegen schon nach wenigen Wochen erheblichen Schaden nehmen.

Es stellt sich daher immer die Frage: „Was kostet es unser Unternehmen, wenn 100 Tage lang niemand diese Verantwortung wirklich übernimmt?“

Ist ein Interim-Mandat immer die richtige Lösung?

Klares „Nein“.

Ob ein Interim-Mandat die richtige Lösung ist, entscheidet sich nicht nur anhand der Vakanz, sondern anhand der jeweiligen unternehmerischen Situation und der Protagonisten auf oberster Führungsebene. Dieser Artikel hat nicht das Ziel, Interim Management zu verkaufen, sondern auf die jeweiligen Gefahren hinzuweisen, wenn Schlüsselrollen zu lange vakant bleiben.

Deshalb stellt sich hier die Frage: „Welche Entscheidungen dürfen in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen auf keinen Fall liegen bleiben?“

Aus dieser Frage ergibt sich häufig schneller, ob eine Interim-Lösung, eine dauerhafte Nachbesetzung oder eine andere Form der Unterstützung sinnvoll ist.

Wenn Sie ein aktuelles Thema in dieser Richtung haben, lassen Sie uns gemeinsam und vertrauensvoll sprechen und eine passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Vertrauliches Gespräch vereinbaren

Aus meiner Erfahrung als Geschäftsführer und Interim Executive

Die teuerste Führungsvakanz ist nicht zwingend die, für die ein Interim Manager 3.000 € am Tag kostet. Teurer kann eine Situation werden, in der mehrere Führungskräfte gleichzeitig versuchen, eine fehlende Führungsperson zu kompensieren – und dadurch ihre eigentlichen Verantwortungsbereiche nicht mehr mit der notwendigen Konsequenz führen.